Wenn Flexibilität zum Risiko wird: Wie Auslandsaufenthalte zur Compliance-Falle werden können

Von kurzen Kundenterminen im Ausland bis hin zu längeren Workations an sonnigen Orten – grenzüberschreitendes Arbeiten ist zur neuen Normalität geworden. Für Mitarbeitende ist diese Flexibilität ein großer Vorteil: Sie steigert Motivation, unterstützt die Work-Life-Balance und hilft, Top-Talente zu gewinnen. Für Unternehmen bringt sie jedoch auch verborgene Risiken mit sich. Was viele Organisationen übersehen: Während einzelne Reisen harmlos erscheinen mögen, kann die gesamte Zeit, die deine Mitarbeitenden in einem Land verbringen, das Unternehmen unbemerkt in steuerliche und rechtliche Schwierigkeiten bringen.

Die übersehene Herausforderung: Kumulierte Anwesenheit

Einzelne Reisen zu verfolgen, ist für HR- und Mobilitätsteams relativ einfach. Man kann eine einwöchige Geschäftsreise nach Paris, eine zweimonatige Workation in Spanien oder einen kurzen Kundentermin in New York erfassen. Doch die kollektive Anwesenheit aller Mitarbeitenden in verschiedenen Ländern im Blick zu behalten, ist weitaus komplexer.

Stell dir vor: Zehn Mitarbeitende verbringen jeweils nur ein paar Wochen im selben Land. Für sich genommen gibt es keine Auffälligkeiten. Zusammengerechnet überschreiten sie jedoch Schwellenwerte, die plötzlich eine Unternehmensregistrierung erforderlich machen oder Steuerpflichten auslösen. Und hier liegt die eigentliche Herausforderung: Ohne automatisches Tracking und Warnmeldungen ist es nahezu unmöglich, das große Ganze zu erkennen. Das Ergebnis? Versteckte Compliance-Pflichten, hohe Verwaltungskosten und potenzielle Strafen, die hätten vermieden werden können.

Warum kumulierte Tage wichtig sind

1. Risiko einer „Betriebsstätte“

Wenn Mitarbeitende kollektiv viel Zeit in einem Land verbringen, können Steuerbehörden das Unternehmen so behandeln, als hätte es dort eine feste Niederlassung.

Das kann bedeuten:

• Obligatorische Unternehmensregistrierung vor Ort

• Körperschaftssteuer zwischen 20–35 % auf zurechenbare Gewinne

• Verwaltungskosten in Höhe von zehntausenden Euro

• Bußgelder und Zinsen wegen Nichteinhaltung

Das Risiko steigt, wenn Mitarbeitende vor Ort Verträge unterzeichnen, Deals aushandeln oder Leistungen direkt erbringen – Tätigkeiten, die Behörden als „echte“ Geschäftstätigkeit ansehen.

2. Unerwartete Lohnsteuerpflichten

Nicht nur das Unternehmen ist gefährdet – auch die Mitarbeitenden können plötzlich im Ausland steuerpflichtig werden.

Viele Länder wenden eine 183-Tage-Regel (mit Variationen) an. Sobald jemand so lange vor Ort ist, beansprucht das Gastland häufig das Steuerrecht, was eine lokale Lohnabrechnung erforderlich machen kann.

Beispiel:

Eine in Deutschland ansässige Entwicklerin verbringt mehrfach Remote-Arbeitsphasen in Portugal. Über zwei Jahre summieren sich diese auf mehr als 183 Tage. Plötzlich muss der Arbeitgeber eine portugiesische Lohnbuchhaltung einrichten – oder es drohen Strafen, Nachzahlungen und Bußgelder.

3. Unterschiedliche Regeln in unterschiedlichen Ländern

Die „183-Tage-Regel“ wird oft zitiert, ist aber keineswegs universell. Manche Länder setzen Schwellen bei 180, 182 oder sogar nur 90 Tagen an. Andere haben Sonderregelungen – abhängig von der Rolle der Mitarbeitenden, der Art der Tätigkeit oder der Branche.

Das bedeutet: Was sich in einem Land „sicher“ anfühlt, kann in einem anderen bereits riskant sein.

Die Kosten eines Fehltritts

Die finanziellen und reputationsbezogenen Folgen können erheblich sein. Steuerberater berichten von Fällen, in denen wiederholte Kurzaufenthalte von Mitarbeitenden ungewollt eine steuerliche Präsenz in der Schweiz geschaffen haben – und Unternehmen gezwungen waren, eine lokale Einheit zu gründen, um compliant zu bleiben.

Neben Geld können solche Versäumnisse auch das Vertrauen der Mitarbeitenden und die Arbeitgebermarke beeinträchtigen. Mitarbeitende, die plötzlich mit unerwarteten Steuerbescheiden im Ausland konfrontiert werden, fühlen sich möglicherweise von ihrem Unternehmen im Stich gelassen.

Wie Vamoz dich unterstützt

Bei Vamoz sind wir überzeugt: Flexibilität und Compliance müssen kein Widerspruch sein. Deshalb haben wir eine Lösung entwickelt, die Unternehmen volle Transparenz verschafft – ohne die Mobilität der Mitarbeitenden auszubremsen.

Mit Vamoz erhältst du:

• Vollständiges Tracking von Geschäftsreisen, Workations und sogar privaten Aufenthalten – pro Mitarbeitendem und für die gesamte Organisation

• Echtzeitwarnungen, wenn Schwellenwerte für Steuerpflicht oder Unternehmenspräsenz erreicht werden

• Rollenbasiertes Monitoring, sodass Mitarbeitende mit Kundenkontakt oder Entscheidungsbefugnissen besonders präzise erfasst werden

• Automatisierte Compliance-Dokumentation, die Auditoren und Regulatoren zufriedenstellt – ohne zusätzlichen manuellen Aufwand

Flexibilität ohne Stress

Workations und internationale Mobilität sind gekommen, um zu bleiben – und sie sind starke Werkzeuge, um Talente anzuziehen und zu binden. Doch ohne die richtigen Systeme können sie versteckte Compliance-Probleme mit sich bringen, die die Vorteile überschatten.

👉 Neugierig, wie du Workations sicher mit Vamoz managen kannst? Buche jetzt eine Demo!