Travail à distance à l'étranger : comment les entreprises suisses peuvent protéger leurs données

Lorsque des équipes travaillent depuis différents endroits dans le monde, les données de l'entreprise voyagent avec elles. Des informations qui restaient autrefois dans le réseau du bureau sont désormais consultées depuis des aéroports, des cafés, des espaces de coworking ou des logements temporaires à l'étranger.

Pour les entreprises suisses, cela soulève une question très concrète :

Comment protéger les informations sensibles lorsque des collaborateurs travaillent en dehors de la juridiction suisse ?

La Suisse comme référence en matière de protection des données

Le droit suisse de la protection des données est considéré comme l'un des cadres les plus solides au niveau international. Depuis l'entrée en vigueur de la loi révisée sur la protection des données, ou LPD révisée, en 2023, les organisations ont des obligations plus claires en matière de transparence, de documentation et de traitement des données personnelles.

La loi a été modernisée dans une logique de compatibilité internationale et reflète de nombreux principes également connus du RGPD européen.

Cela donne aux entreprises suisses une base solide. Mais cette base ne fonctionne que si les données sont traitées avec le même soin lorsqu'elles sont consultées depuis l'étranger.

Pourquoi le travail à distance à l'étranger devient complexe

Dès qu'une personne se connecte depuis un autre pays, l'environnement juridique autour des données peut changer immédiatement.

La question clé est de savoir si le pays de destination offre un niveau de protection équivalent pour les données personnelles. Si ce n'est pas le cas, les employeurs suisses peuvent devoir mettre en place des garanties supplémentaires avant d'autoriser l'accès à certaines données depuis ce pays.

Les mesures typiques comprennent :

• des garanties contractuelles pour les transferts internationaux de données
• des accès sécurisés comme un VPN, une authentification forte et un stockage chiffré
• des règles internes claires sur les données pouvant être consultées depuis l'étranger
• des limites concernant les téléchargements locaux, les impressions ou le stockage
• une documentation des lieux de travail approuvés et des conditions d'accès

Pour les entreprises qui proposent des workations ou du travail à distance transfrontalier, ces éléments doivent faire partie du processus de conformité, et non être traités après coup.

Des pays différents, des règles de données différentes

Les règles de protection des données ne sont pas harmonisées au niveau mondial.

L'Union européenne applique le RGPD dans tous les États membres. Il s'agit de l'un des cadres de confidentialité les plus stricts et les plus reconnus au monde.

Les États-Unis suivent un modèle plus fragmenté, avec des règles sectorielles et des lois de confidentialité au niveau des États. De plus, des règles comme le CLOUD Act peuvent affecter l'accès aux données détenues par des prestataires américains.

Le Canada et l'Australie disposent de cadres de confidentialité largement reconnus comme robustes, même si leurs structures juridiques diffèrent du RGPD.

En Amérique latine et en Asie, de nombreux pays ont introduit des lois de protection des données ces dernières années, mais leur application et les standards pratiques peuvent varier considérablement.

La Chine a mis en place un système réglementaire détaillé, notamment avec la Personal Information Protection Law. Toutefois, les droits d'accès des autorités publiques et les considérations de sécurité nationale diffèrent fortement des modèles européens.

Ces différences comptent. Dès que les données traversent les frontières ou sont consultées depuis l'étranger, les entreprises suisses restent responsables de leur traitement conforme.

Ce que les employeurs suisses devraient faire

Les entreprises suisses qui autorisent le travail international devraient définir une approche structurée de la protection des données.

Un cadre pratique devrait inclure :

• l'évaluation de chaque pays de destination avant l'approbation
• la vérification du niveau de protection local par rapport à la Suisse ou à l'UE
• l'information claire des collaborateurs sur les usages de données autorisés ou restreints
• l'examen des outils cloud, plateformes de collaboration et prestataires
• la documentation des règles d'accès pour les workations et le travail à distance à l'étranger
• l'alignement entre RH, IT, juridique et protection des données avant le départ

Des règles claires réduisent l'incertitude pour les collaborateurs comme pour les employeurs.

Comment Vamoz soutient le travail à distance conforme à l'étranger

Vamoz aide les entreprises à gérer les workations et le travail à distance à l'étranger de manière structurée. Cela concerne non seulement les dates de voyage et les pays de destination, mais aussi les questions de conformité essentielles à un travail international sécurisé.

Avec le bon workflow, les entreprises peuvent vérifier les risques propres à chaque pays, documenter les approbations et s'assurer que les collaborateurs comprennent les règles avant d'accéder aux données de l'entreprise depuis l'étranger.

Conclusion

La flexibilité internationale offre de vrais avantages, mais elle place aussi les données de l'entreprise dans de nouveaux environnements juridiques et techniques.

Les entreprises suisses qui anticipent peuvent permettre le travail à distance depuis l'étranger sans compromettre la protection des données. L'objectif n'est pas de bloquer la flexibilité. L'objectif est de la soutenir avec les bonnes garanties.

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