EU-Reform der A1-Pflicht: Was sich für Geschäftsreisen und kurze grenzüberschreitende Einsätze ändert

Nach fast zehn Jahren Verhandlungen haben der Rat der EU und das Europäische Parlament im April 2026 einen Kompromisstext zur Reform der Verordnungen (EG) Nr. 883/2004 und 987/2009 erzielt. Die Reform bringt mehrere Änderungen für die Koordinierung der Sozialversicherungssysteme. Eine davon ist für Arbeitgeber besonders relevant: neue, klar definierte Ausnahmen von der A1-Pflicht.

Status quo: Heute braucht jede grenzüberschreitende Tätigkeit ein A1

Derzeit verlangt Artikel 15 der Verordnung (EG) Nr. 987/2009 eine vorherige Meldung an den zuständigen Sozialversicherungsträger und damit eine A1-Bescheinigung, sobald eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in einem anderen EU-/EWR-Staat oder in der Schweiz arbeitet. Eine ausdrückliche gesetzliche Ausnahme für Kurzaufenthalte oder Geschäftsreisen gibt es nicht.

In der Praxis hat dies zu erheblicher Rechtsunsicherheit geführt. Während einige Mitgliedstaaten bei eintägigen Geschäftsterminen eher pragmatisch vorgingen, verlangten andere strikt für jede kurze Tätigkeit ein A1. Arbeitgeber, die bei einer Kontrolle, zum Beispiel in Frankreich oder Österreich, kein A1 vorweisen konnten, mussten mit Bußgeldern, doppelten Beiträgen und Reputationsschäden rechnen.

Was sich ändert

Der Kompromisstext führt erstmals zwei ausdrückliche gesetzliche Ausnahmen von der A1-Pflicht ein.

Ausnahme 1: Geschäftsreisen

Der Begriff "Geschäftsreise" wird nun in Artikel 1(2)(eb) der Verordnung 987/2009 rechtlich definiert. Erfasst sind vorübergehende Tätigkeiten im geschäftlichen Interesse des Arbeitgebers, etwa Geschäftstreffen, Konferenzen, Seminare, kulturelle und wissenschaftliche Veranstaltungen sowie die Teilnahme an Schulungen.

Diese Reisen werden vollständig von der A1-Pflicht ausgenommen, ohne zeitliche Begrenzung. Eine zweiwöchige interne Konferenz in Lissabon müsste zum Beispiel nicht mehr gemeldet werden.

Ausnahme 2: Die 3-Tage-Regel

Für Tätigkeiten, die nicht als Geschäftsreise gelten, kommt eine zweite Ausnahme hinzu: Grenzüberschreitende Einsätze von höchstens drei aufeinanderfolgenden Arbeitstagen innerhalb eines Zeitraums von 30 aufeinanderfolgenden Tagen sind ebenfalls von der vorherigen Meldepflicht befreit.

Es gibt jedoch eine Ausnahme. Tätigkeiten im Baugewerbe bleiben ab dem ersten Tag meldepflichtig. Der neue Anhang 6 der Verordnung 987/2009 definiert das Baugewerbe sehr weit.

Vorher vs. nachher: Was sich in der Praxis ändert

Heute benötigt selbst eine fünftägige Konferenz in Berlin ein A1. Nach den neuen Regeln wäre dieselbe Konferenz als Geschäftsreise vollständig befreit. Ein zweitägiger Kundenbesuch in Paris löst aktuell die Meldepflicht aus, würde künftig aber unter die 3-Tage-Regel fallen. Ein einwöchiges Kundenprojekt in Wien bleibt dagegen A1-pflichtig, weil es weder als Geschäftsreise gilt noch innerhalb des Drei-Tage-Fensters bleibt. Eine Schulung, an der eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in Madrid teilnimmt, müsste nicht mehr gemeldet werden. Bauarbeiten in München benötigen hingegen weiterhin ab dem ersten Tag ein A1, unabhängig von der Dauer.

Praktische Stolperfalle: Geschäftsreise oder Entsendung?

Entscheidend ist die Abgrenzung. Die rechtliche Definition schließt zwei Tätigkeiten ausdrücklich vom Begriff der Geschäftsreise aus: die Erbringung von Dienstleistungen und die Lieferung von Waren.

Das bedeutet: Sobald eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter im Ausland eine Dienstleistung für eine dritte Partei erbringt, gilt die Tätigkeit nicht als Geschäftsreise, selbst wenn es sich nur um einen eintägigen Termin handelt. Die 3-Tage-Regel kann dann noch greifen. Andernfalls bleibt die volle A1-Pflicht bestehen.

Die Abgrenzung kann im Einzelfall subtil sein und muss sorgfältig geprüft werden.

Wann gelten die neuen Regeln?

Die neuen Regeln gelten nicht sofort. Der aktuelle Kompromisstext muss noch vom Ausschuss der Ständigen Vertreter (COREPER) bestätigt, vom Europäischen Parlament und vom Rat formell angenommen und im Amtsblatt der EU veröffentlicht werden.

Nach Artikel 3 der Verordnung gelten die A1-relevanten Vorschriften (Art. 15 der Verordnung 987/2009) erst 24 Monate nach Inkrafttreten. Realistisch ist daher frühestens 2028 mit der Anwendung zu rechnen.

Vamoz unterstützt den Übergang

Wir verfolgen die Reform und werden unsere Compliance-Logik an die neuen Kategorien anpassen. Unsere Plattform klassifiziert Reisen bereits heute nach Art der Tätigkeit (Geschäftsreisen, Cross-border, Workations), sodass Arbeitgeber ihre bestehenden Abläufe nicht neu aufbauen müssen, wenn die neuen Regeln in Kraft treten. Unsere Lösung für A1-Automation wird entsprechend angepasst.

Sobald die Verordnung im Amtsblatt veröffentlicht ist, berichten wir im Detail über das genaue Anwendungsdatum und die finalen Umsetzungsregeln.