Customer Success Story : Webrepublic & Vamoz

Comment Webrepublic a fait de la workation une partie vivante de sa culture

Webrepublic est une agence de marketing digital présente à Zurich et au Cap. Environ 200 collaborateurs issus de quelque 25 nations accompagnent des clients dans de nombreuses langues et sur de nombreux marchés. Beaucoup ont de la famille à l'étranger – y compris celles et ceux qui ont grandi en Suisse. Depuis 2022, Webrepublic propose avec Vamoz la workation : travailler temporairement depuis un autre pays.

Le point de départ : une équipe internationale aux racines dans le monde entier

Chez Webrepublic, l'international fait partie du quotidien. Les équipes travaillent pour leurs clients dans plusieurs langues, les collègues viennent du monde entier et la famille vit souvent dans un autre pays.

La workation leur permet de passer plus de temps en famille ou d'élargir leurs horizons sans devoir prendre des vacances à chaque fois.

Cela apporte tout simplement de la flexibilité au quotidien – pour élargir son horizon, mais aussi pour être auprès de sa famille sans devoir toujours demander des vacances.

Julia Reuthe
Strategic Lead Recruiting / Sr People Partner, Webrepublic

Pour Webrepublic, l'avantage est doublement payant : pour la satisfaction et la fidélisation de l'équipe actuelle, et pour la marque employeur lors du recrutement.

Dans le recrutement, c'est un avantage absolu. Nous pouvons dire : nous savons que tu viens d'Allemagne, d'Autriche ou d'ailleurs – et qu'il est important de pouvoir rendre visite à ta famille. Nous te le permettons.

Julia Reuthe

Le défi : la sécurité juridique sans juristes en interne

Julia connaît aussi le sujet d'avant Vamoz. Chez son ancien employeur, une petite startup comptant de nombreux collaborateurs internationaux, elle devait clarifier chaque demande elle-même – sans budget pour des conseils externes et sans juristes vers qui se tourner.

Les principaux défis étaient :

• Chaque cas était différent : nouveau pays, nouvelle situation de visa, nouvelle combinaison de sécurité sociale, de fiscalité et de droit du travail
• Les connaissances devenaient vite obsolètes, car les lois et les accords changent en permanence
• Même le réseau RH avait rarement des réponses claires
• Chaque cas demandait au moins une journée entière de recherches et de formulaires
• Malgré tous ces efforts, une part d'incertitude subsistait

Une journée y passait sans aucun doute. Pendant ce temps, j'aurais pu faire deux fois la paie, ou accompagner un autre cas de collaborateur.

Julia Reuthe

De plus, les autorités y regardent de plus près que pendant la pandémie. Les exceptions tolérées à l'époque ne s'appliquent plus aujourd'hui.

Nul n'est censé ignorer la loi. Il faut vraiment veiller à ce que tout soit correct au final.

Julia Reuthe

La solution : Vamoz se charge de l'évaluation, du certificat A1 et du suivi

Chez Webrepublic, les collaborateurs soumettent leur demande de workation directement dans Vamoz. Les responsables l'approuvent, Vamoz évalue la situation juridique du pays concerné et s'occupe du certificat A1 – le formulaire qui atteste qu'une personne reste affiliée à la sécurité sociale suisse pendant son séjour à l'étranger. Les RH jettent simplement un dernier coup d'œil et valident.

Auparavant, le processus passait par un formulaire Google. Aujourd'hui, le fonctionnement est clair et la plupart des collaborateurs savent exactement où cliquer.

Aujourd'hui, c'est vraiment la tâche la plus légère de ma semaine. Je regarde rapidement si des cas sont arrivés. Vous faites l'évaluation, et moi je clique simplement – terminé.

Julia Reuthe

Julia apprécie particulièrement le support : des réponses compétentes, compréhensibles aussi pour les non-juristes, et une équipe qui assure le suivi des cas de sa propre initiative.

J'ai rarement des outils dont le support répond de manière aussi directe, compétente et précise. Ce n'est même pas de la vantardise – c'est vraiment le cas.

Julia Reuthe

Quand une destination manque : les îles Féroé

Un collaborateur souhaitait se rendre aux îles Féroé, mais la destination n'était pas encore sélectionnable dans l'outil. Après une courte demande, l'équipe juridique de Vamoz a examiné la situation et activé le pays en trois semaines environ. Julia a été informée dès la mise en ligne, sans avoir à relancer.

Je me suis dit : génial ! Et je suis allée directement voir mon collègue : tu peux le saisir, tu peux partir, tout est en ordre – tu n'as à te soucier de rien.

Julia Reuthe

Même un refus peut être bien accueilli

Tous les souhaits ne peuvent pas être exaucés. Une collaboratrice voulait faire une workation en Afrique du Sud avec une collègue de l'équipe du Cap. L'évaluation a montré que ce n'était pas possible juridiquement, car elle ne vivait pas encore depuis assez longtemps en Suisse.

Les RH et l'équipe juridique de Vamoz ont cherché ensemble des alternatives. Au final, la réponse est restée négative – mais la collaboratrice a fait preuve d'une totale compréhension.

Elle a dit : j'ai vu vos efforts de tous les côtés. Vous ne pouvez pas changer la loi.

Julia Reuthe

Pour Webrepublic, cela signifie : ne jamais simplement refuser, mais vérifier les raisons, les expliquer en toute transparence et chercher des alternatives. Dans ces cas, la limite est fixée par les États, et non par l'entreprise.

Les avantages

1. Plus de temps pour le vrai travail RH

Au lieu d'une journée de recherches par cas, Julia a aujourd'hui besoin d'environ cinq minutes par semaine. Le temps gagné est consacré aux sujets où son expertise est vraiment nécessaire.

Cela libère tout simplement de la capacité pour ce qui relève vraiment de mon expertise – soutenir l'équipe, et non jouer les juristes.

Julia Reuthe

2. De la sérénité plutôt qu'un mauvais pressentiment

En matière de workation, Julia ne pense plus une seconde à la conformité, car elle sait que tout est couvert. Elle n'a plus besoin de mémoriser ni de documenter ces connaissances elle-même.

3. Un argument fort pour le recrutement

Chez Webrepublic, la workation fait partie intégrante de la marque employeur et est très demandée par les candidats.

4. Des collaborateurs satisfaits

Depuis l'introduction, il n'y a pas eu une seule réclamation. De nombreux collaborateurs utilisent l'avantage plusieurs fois, dont des membres de longue date et des top performers.

Super contents. Il y a des règles claires, un cadre clair, et tout va très vite. C'est vraiment smooth sailing – pour les RH comme pour les membres de l'équipe.

Julia Reuthe

Bonnes pratiques : ce que Webrepublic conseille aux autres entreprises

Workation et culture de bureau ne s'excluent pas. Webrepublic a délibérément une forte culture de bureau, avec des locaux où l'on aime passer du temps. La workation vient la compléter comme avantage supplémentaire.

Clarifier le cadre à l'avance. Webrepublic a élargi ses politiques existantes et fixé un budget workation en jours. Les voyages en dehors de l'UE et de l'AELE sont volontairement limités pour rester en conformité. Ainsi, l'approbation fonctionne comme pour les vacances.

Mieux vaut trop communiquer que pas assez. Expliquer clairement une fois ce que couvre l'outil, et encourager les collaborateurs à contacter directement le support Vamoz en cas de question.

Tout simplement essayer. Une fois le cadre posé, le sujet est moins compliqué qu'on ne le pense.

Toute entreprise qui a encore un mauvais pressentiment sur ce sujet devrait chercher une solution externe. Simplifiez-vous le travail et ne prenez pas de risque inutile.

Julia Reuthe

Conclusion : une flexibilité qui correspond à la culture

Avec Vamoz, Webrepublic offre à une équipe internationale une flexibilité réellement utilisée – en toute conformité, avec un effort minimal pour les RH et un support qui rend possibles même les demandes inhabituelles.

Cette histoire le montre : la workation est plus qu'un avantage. Pour de nombreux collaborateurs, c'est du temps en famille. Pour l'entreprise, c'est une part de sa culture qui attire et fidélise les talents.