Customer Success Story: Webrepublic & Vamoz

Wie Webrepublic Workation zum gelebten Teil der Kultur gemacht hat

Webrepublic ist eine Digitalmarketing-Agentur mit Standorten in Zürich und Kapstadt. Rund 200 Mitarbeitende aus etwa 25 Nationen betreuen Kundinnen und Kunden in vielen Sprachen und Märkten. Viele im Team haben Familie im Ausland – auch jene, die in der Schweiz aufgewachsen sind. Seit 2022 bietet Webrepublic mit Vamoz Workation an: befristetes Arbeiten aus dem Ausland.

Der Ausgangspunkt: ein internationales Team mit Wurzeln auf der ganzen Welt

Bei Webrepublic ist Internationalität Alltag. Teams arbeiten sprachübergreifend für Kundinnen und Kunden, Kolleginnen und Kollegen kommen aus aller Welt, und die Familie wohnt oft in einem anderen Land.

Workation gibt ihnen die Möglichkeit, länger bei der Familie zu sein oder den eigenen Horizont zu erweitern, ohne dafür jedes Mal Ferien beziehen zu müssen.

Das gibt einfach Flexibilität im Alltag – um den Horizont zu erweitern, aber auch um bei der Familie sein zu können, ohne immer direkt Urlaub beantragen zu müssen.

Julia Reuthe
Strategic Lead Recruiting / Sr People Partner, Webrepublic

Für Webrepublic zahlt der Benefit gleich doppelt ein: auf die Zufriedenheit und Bindung im bestehenden Team und auf das Employer Branding im Recruiting.

Im Recruiting ist das ein absoluter Benefit. Wir können sagen: Wir wissen, du kommst aus Deutschland, aus Österreich oder von woanders – und es ist wichtig, die Familie besuchen zu können. Das ermöglichen wir dir.

Julia Reuthe

Die Herausforderung: Rechtssicherheit ohne eigene Juristinnen

Julia kennt das Thema auch aus der Zeit vor Vamoz. Bei ihrem früheren Arbeitgeber, einem kleinen Startup mit vielen internationalen Mitarbeitenden, musste sie jede Anfrage selbst abklären. Ohne Budget für externe Beratung und ohne Juristinnen, auf die sie hätte zugehen können.

Die zentralen Herausforderungen waren:

• Jeder Fall war anders: neues Land, neue Visa-Situation, neue Kombination aus Sozialversicherung, Steuern und Arbeitsrecht
• Das Wissen war schnell veraltet, weil sich Gesetze und Abkommen laufend ändern
• Auch im HR-Netzwerk gab es selten klare Antworten
• Pro Fall ging mindestens ein ganzer Tag für Recherche und Formulare drauf
• Trotz allem Aufwand blieb ein Rest an Unsicherheit

Ein Tag ging bestimmt dafür drauf. In der Zeit hätte ich gefühlt zweimal die Lohnabrechnung machen oder einen anderen Mitarbeitenden-Case begleiten können.

Julia Reuthe

Dazu kommt: Die Behörden schauen genauer hin als noch während der Pandemie. Ausnahmen, die damals toleriert wurden, gelten heute nicht mehr.

Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Man muss wirklich schauen, dass es am Ende auch stimmt.

Julia Reuthe

Die Lösung: Vamoz übernimmt Prüfung, A1-Bescheinigung und Nachfragen

Bei Webrepublic stellen Mitarbeitende ihre Workation-Anfrage direkt in Vamoz. Die Vorgesetzten genehmigen, Vamoz prüft die rechtliche Lage für das jeweilige Land und kümmert sich um die A1-Bescheinigung. Das ist das Formular, das belegt, dass jemand während des Auslandsaufenthalts weiterhin in der Schweiz sozialversichert ist. HR schaut am Ende nur noch kurz drüber und gibt frei.

Vorher lief der Prozess über ein Google-Formular. Heute ist klar, wie es funktioniert, und die meisten Mitarbeitenden wissen genau, was sie klicken müssen.

Mittlerweile ist es tatsächlich der geringste Aufwand, den ich in der Woche habe. Ich schaue kurz rein, ob Cases reingekommen sind. Ihr macht die Einschätzung, und dann klicke ich einfach noch – fertig.

Julia Reuthe

Besonders schätzt Julia den Support: kompetente Antworten, die auch für Nicht-Juristinnen verständlich sind, und ein Team, das Fälle von sich aus nachverfolgt.

Ich habe selten Tools, bei denen der Support so direkt, kompetent und auf den Punkt antwortet. Das ist nicht mal Fake Bragging – es ist wirklich der Fall.

Julia Reuthe

Wenn ein Wunsch-Land noch fehlt: die Färöer-Inseln

Ein Mitarbeiter wollte auf die Färöer-Inseln reisen, doch das Land war noch nicht im Tool auswählbar. Nach einer kurzen Anfrage prüfte das Vamoz-Legal-Team die Rechtslage und schaltete das Land innerhalb von rund drei Wochen frei. Julia wurde ohne Nachhaken informiert, sobald alles live war.

Ich war so: Wie toll! Und bin direkt zum Kollegen: Du kannst es eingeben, du kannst reisen, alles super – du brauchst dir keine Gedanken zu machen.

Julia Reuthe

Auch ein Nein kann gut ankommen

Nicht jeder Wunsch lässt sich erfüllen. Eine Mitarbeiterin wollte gemeinsam mit einer Kollegin aus dem Kapstadt-Team eine Workation in Südafrika machen. Die Prüfung ergab: Weil sie noch nicht lange genug in der Schweiz lebte, war das rechtlich nicht möglich.

HR und das Vamoz-Legal-Team suchten gemeinsam nach Alternativen. Am Ende blieb es bei einem Nein, doch die Mitarbeiterin hatte volles Verständnis.

Sie hat gesagt: Ich habe euren Effort auf allen Seiten gesehen. Ihr könnt das Gesetz nicht ändern.

Julia Reuthe

Für Webrepublic heisst das: Nie einfach absagen, sondern die Gründe prüfen, transparent erklären und nach Alternativen suchen. Die Grenze setzen in solchen Fällen die Staaten, nicht das Unternehmen.

Die Vorteile

1. Mehr Zeit für echte HR-Arbeit

Statt einem Tag Recherche pro Fall braucht Julia heute rund fünf Minuten pro Woche. Die gewonnene Zeit fliesst in Themen, bei denen ihre Expertise wirklich gefragt ist.

Das schafft einfach Kapazitäten für das, wo meine Expertise am Ende wirklich liegt – das Team unterstützen, und nicht als Juristin.

Julia Reuthe

2. Sicherheit statt Bauchweh

Beim Thema Workation denkt Julia heute keine Sekunde mehr an Compliance, weil sie weiss, dass es abgedeckt ist. Das Wissen muss sie sich nicht mehr selbst merken oder dokumentieren.

3. Ein starkes Argument im Recruiting

Workation ist bei Webrepublic ein fester Bestandteil des Employer Brandings und wird von Bewerbenden stark nachgefragt.

4. Zufriedene Mitarbeitende

Seit der Einführung gab es keine einzige Beschwerde. Viele Mitarbeitende nutzen den Benefit mehrmals, darunter auch langjährige Teammitglieder und Top-Performer.

Mega happy. Es gibt klare Regeln, ein klares Setup, und es geht super schnell. Es ist wirklich smooth sailing – für HR und für die Teammitglieder.

Julia Reuthe

Best Practices: Was Webrepublic anderen Unternehmen mitgibt

Workation und Bürokultur schliessen sich nicht aus. Webrepublic ist bewusst eine starke Office-Kultur, mit einem Büro, in dem man sich gerne aufhält. Workation ergänzt das als zusätzlicher Benefit.

Rahmenbedingungen vorher klären. Webrepublic hat die bestehenden Policies erweitert und ein Workation-Budget in Tagen festgelegt. Reisen ausserhalb von EU und EFTA sind bewusst eingeschränkt, um rechtssicher zu bleiben. So läuft die Genehmigung ähnlich wie bei Ferien.

Lieber einmal zu viel kommunizieren. Einmal klar erklären, was das Tool abdeckt, und Mitarbeitende ermutigen, sich bei Fragen direkt an den Vamoz-Support zu wenden.

Einfach ausprobieren. Das Thema ist weniger kompliziert, als viele denken, sobald die Rahmenbedingungen einmal stehen.

Jedes Unternehmen, das bei dem Thema noch ein ungutes Bauchgefühl hat, sollte sich eine externe Lösung suchen. Erleichtere dir deine Arbeit und schaff dir kein Risiko, das nicht sein muss.

Julia Reuthe

Fazit: Flexibilität, die zur Kultur passt

Mit Vamoz bietet Webrepublic einem internationalen Team Flexibilität, die wirklich genutzt wird. Rechtssicher, mit minimalem Aufwand für HR und mit einem Support, der auch ausgefallene Wünsche möglich macht.

Die Geschichte zeigt: Workation ist mehr als ein Benefit. Für viele Mitarbeitende bedeutet es Zeit mit der Familie. Für das Unternehmen ist es ein Teil der Kultur, der Talente anzieht und hält.