Certificates of Coverage (CoC) erklärt: Warum sie für Remote Work wichtig sind

Wenn Schweizer Mitarbeitende vorübergehend ausserhalb Europas arbeiten, kann die Sozialversicherung schnell komplex werden. Ohne das richtige Dokument drohen Beiträge in mehr als einem Land.

Für Einsätze und Remote Work in Ländern mit einem bilateralen Sozialversicherungsabkommen ist das zentrale Dokument oft das Certificate of Coverage, kurz CoC.

Ein CoC bestätigt, dass die beschäftigte Person während eines vorübergehenden Auslandsaufenthalts weiterhin dem Schweizer Sozialversicherungssystem unterstellt bleibt. Für Arbeitgeber ist es ein wichtiger Schutz vor doppelten Beiträgen und unklarem Versicherungsstatus.

Was ist ein Certificate of Coverage?

Ein Certificate of Coverage ist eine offizielle Bestätigung der zuständigen Sozialversicherungsbehörde. Im Schweizer Kontext zeigt es, dass eine beschäftigte Person während einer vorübergehenden Tätigkeit in einem anderen Land weiterhin der Schweizer AHV/AVS unterstellt bleibt.

Relevant ist das dort, wo die Schweiz mit dem Zielland ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen hat. Diese Abkommen regeln, wann eine fortbestehende Schweizer Versicherung möglich ist und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen.

Praktisch bestätigt ein CoC, dass:

• die beschäftigte Person in der Schweiz versichert bleibt
• Arbeitgeber und Mitarbeitende nicht gleichzeitig in zwei Systeme einzahlen müssen
• die vorübergehende Auslandstätigkeit unter dem richtigen Sozialversicherungsabkommen behandelt wird
• das Gastland einen Nachweis über die fortbestehende Schweizer Versicherung erhält

Welche Länder können relevant sein?

Die Schweiz hat bilaterale Sozialversicherungsabkommen mit verschiedenen Ländern ausserhalb des EU-/EFTA-Rahmens.

Beispiele sind:

• Vereinigte Staaten
• Kanada
• Australien
• Japan
• Südkorea
• Indien
• Chile
• Israel
• Serbien
• Türkei

Die konkreten Regeln hängen vom Zielland und vom anwendbaren Abkommen ab. Deshalb ist die Länderprüfung wichtig, bevor Mitarbeitende mit der Arbeit im Ausland beginnen.

Wann brauchen Arbeitgeber ein CoC?

Ein Certificate of Coverage ist typischerweise relevant, wenn:

• Mitarbeitende vorübergehend von der Schweiz in ein Partnerland entsandt werden
• eine in der Schweiz angestellte Person für einen begrenzten Zeitraum remote aus dem Ausland arbeitet
• Arbeitsverhältnis und Lohnzahlung in der Schweiz bleiben
• die beschäftigte Person weiterhin Beiträge an die Schweizer AHV/AVS leistet
• das Zielland ein Sozialversicherungsabkommen mit der Schweiz hat

Typische Beispiele sind ein Ingenieur aus Zürich bei einem Projekt in Australien, eine Beraterin aus Genf bei einem Kunden in Indien oder eine Schweizer Mitarbeiterin, die einen Teil des Sommers aus den USA arbeitet.

In diesen Fällen zeigt das CoC, dass die beschäftigte Person während der vorübergehenden Arbeit im Ausland in der Schweiz versichert bleibt.

Warum CoCs für Arbeitgeber wichtig sind

Ohne gültiges CoC können für Unternehmen und Mitarbeitende vermeidbare Risiken entstehen.

Dazu gehören:

• doppelte Sozialversicherungsbeiträge in der Schweiz und im Gastland
• Unsicherheit bei Renten-, Unfall-, Arbeitslosen- oder anderer Sozialversicherungsdeckung
• Compliance-Probleme bei lokalen Kontrollen oder Audits
• Rückfragen oder Streitigkeiten mit Mitarbeitenden bei unklarem Versicherungsstatus
• kurzfristige Verzögerungen vor Projektstart oder Workation

Für HR, Payroll und Mobility-Teams ist das CoC deshalb mehr als ein administratives Formular. Es ist ein praktischer Nachweis dafür, dass weiterhin das richtige Sozialversicherungssystem gilt.

Wie beantragt man ein CoC?

In der Schweiz laufen CoC-Anträge über die zuständigen Ausgleichskassen bzw. caisses de compensation.

Der Prozess umfasst in der Regel:

• Einreichen des Antrags vor Beginn des Einsatzes oder der Remote-Work-Phase
• Angaben zu Arbeitgeber und beschäftigter Person
• Bestätigung von Zielland und geplanter Dauer
• Nachweis, dass Arbeitsverhältnis und Lohnzahlung weiterhin mit der Schweiz verbunden sind
• Warten auf Prüfung und Ausstellung der Bescheinigung

Die Bearbeitungszeit kann je nach Ausgleichskasse und Zielland variieren. Arbeitgeber sollten den Antrag deshalb nicht bis kurz vor Reisebeginn aufschieben.

Was gilt, wenn kein bilaterales Abkommen besteht?

Wenn die Schweiz mit dem Zielland kein Sozialversicherungsabkommen hat, kann in der Regel kein CoC ausgestellt werden.

In diesem Fall können lokale Sozialversicherungsvorschriften im Gastland greifen. Arbeitgeber sollten zudem prüfen, ob eine freiwillige Schweizer AHV/AVS-Versicherung möglich oder sinnvoll ist, um Rentenansprüche zu erhalten.

Vor der Genehmigung von internationaler Arbeit sollte daher nicht nur auf die Reisedaten geschaut werden. Entscheidend ist auch, ob ein Sozialversicherungsabkommen besteht und welcher Nachweis verfügbar ist.

Wie Vamoz das CoC-Management vereinfacht

Certificates of Coverage manuell zu verwalten, kann zeitaufwändig sein, besonders wenn Teams in mehreren Ländern arbeiten oder Remote Work aus dem Ausland häufiger wird.

Vamoz unterstützt Unternehmen dabei:

• zu erkennen, wann ein CoC erforderlich sein kann
• die richtigen Angaben für den Antrag zu sammeln
• die Koordination mit Schweizer Ausgleichskassen zu unterstützen
• Einsätze, Daten und Zielländer nachzuverfolgen
• das Risiko doppelter Beiträge und unerwarteter Compliance-Probleme zu reduzieren

So können Arbeitgeber globale Flexibilität ermöglichen und gleichzeitig Sozialversicherungspflichten im Griff behalten.

Fazit

Certificates of Coverage helfen Schweizer Arbeitgebern, vorübergehende Arbeit ausserhalb Europas sicherer und klarer zu gestalten.

Sie schützen Mitarbeitende, indem sie die fortbestehende Schweizer Sozialversicherungsdeckung bestätigen. Und sie schützen Unternehmen, indem sie das Risiko unnötiger doppelter Beiträge reduzieren.

Bei internationalen Einsätzen, Geschäftsreisen und Remote Work aus dem Ausland sollte das CoC früh geprüft werden, bevor die Arbeit im Zielland beginnt.

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