Kann eine Geschäftsreise oder Workation eine Betriebsstätte im Ausland begründen?

Kurz gesagt: Es kommt darauf an. Die OECD hat klare Leitplanken gesetzt. Eine Garantie, dass kurze Aufenthalte unkritisch sind, gibt es jedoch nicht. Je nach Rolle, Tätigkeit und Land kann schon ein kurzer Trip reichen. Um auf der sicheren Seite zu bleiben, bleibt es deshalb notwendig, jeden Fall einzeln zu prüfen.

Drei Tage Kundentermine in München, ein Monat Workation in Lissabon, danach regelmässig ein paar Tage bei der Familie in Mailand: Für viele Mitarbeitende ist Arbeiten im Ausland längst Alltag. Visa- und Sozialversicherungsthemen haben die meisten HR-Teams inzwischen im Blick. Eine Frage, die aber oft zu wenig Aufmerksamkeit erhält, ist, ob ein Aufenthalt im Ausland auch dazu führen kann, dass dein Unternehmen dort Gewinnsteuern zahlen muss.

Genau das hat die OECD im November 2025 versucht zu beantworten. Am 30. September 2026 hat sie die vollständige Ausgabe des Musterabkommens 2025 veröffentlicht, inklusive der neuen Leitlinien zu Remote Work. Dabei handelt es sich um das Nachschlagewerk, mit dem Steuerbehörden weltweit Doppelbesteuerungsabkommen auslegen. Zeit also, genauer hinzuschauen und zu zeigen, wie du solche Fälle mit Vamoz zuverlässig im Griff behältst.

Was ist eine Betriebsstätte und warum ist sie teuer?

Eine Betriebsstätte ist eine feste Geschäftseinrichtung, über die ein Unternehmen ganz oder teilweise seine Tätigkeit ausübt (Art. 5 OECD-Musterabkommen). Normalerweise ist das ein Büro, eine Filiale oder eine Werkstatt. Unter Umständen kann aber auch die Wohnung einer Mitarbeiterin im Ausland dazu zählen.

Entsteht eine Betriebsstätte, darf der andere Staat den Gewinn besteuern, der ihr zuzurechnen ist. Die Folgen für dein Unternehmen:

• Registrierung und Steuererklärungen im Ausland
• Gewinnabgrenzung zwischen Hauptsitz und Betriebsstätte
• je nach Land zusätzliche Lohn- und Meldepflichten
• Nachzahlungen, Zinsen und Strafen, wenn es bei einer Prüfung auffällt

Eine Betriebsstätte wird nicht angemeldet, sie entsteht durch die tatsächlichen Verhältnisse. Wie schnell sich kurze Aufenthalte summieren, haben wir in Wie Reisen von Mitarbeitenden kumulierte Präsenzrisiken schaffen beschrieben.

Was die OECD-Leitlinien klarstellen

Der OECD-Rat hat das Update 2025 am 18. November 2025 verabschiedet. Neu ist ein ausführlicher Abschnitt im Kommentar zu Artikel 5, der Arbeit von zu Hause, aus einer Ferienwohnung oder von einem anderen Ort im Ausland behandelt.

Die Prüfung läuft in zwei Schritten:

• Die 50-Prozent-Schwelle: Arbeitet eine Person in einem beliebigen 12-Monats-Zeitraum weniger als 50 % ihrer gesamten Arbeitszeit von diesem Ort aus, ist er in der Regel keine Geschäftseinrichtung des Unternehmens.

• Geschäftsgrund: Liegt der Anteil bei 50 % oder mehr, kommt es auf alle Umstände an, einschliesslich der Dauerhaftigkeit der Nutzung dieses Ortes, und vor allem darauf, ob es einen geschäftlichen Grund für die Präsenz in genau diesem Land gibt. Das ist etwa der Fall, wenn die Person dort Kunden oder Lieferanten betreut und das Geschäft des Unternehmens dadurch vorankommt.

Die OECD sagt ausdrücklich, welche Gründe nicht als geschäftlicher Grund zählen, zum Beispiel der Wunsch der Mitarbeitenden, im Ausland zu arbeiten, Talentgewinnung und -bindung oder eingesparte Bürokosten. Eine Workation, die du als Benefit anbietest, liefert für sich allein noch keinen geschäftlichen Grund. Anders kann es bei Geschäftsreisen aussehen: Wer im Ausland Verträge verhandelt oder abschliesst, kann auch ohne 50-Prozent-Schwelle ein Risiko auslösen. Mehr dazu weiter unten.

Was das für Workations und Geschäftsreisen heisst

Der Kommentar enthält mehrere Beispiele. Übertragen auf typische Situationen sieht das so aus:

Auf den ersten Blick wirkt die klassische Workation damit harmlos. Doch die Tabelle zeigt nur die feste Geschäftseinrichtung und nur eine Person an einem Ort. In der Praxis entscheiden Rolle, Tätigkeit vor Ort und das jeweilige Land mit. Warum, zeigt der nächste Abschnitt.

Warum auch kurze Trips eine Betriebsstätte auslösen können

1. Vertreterbetriebsstätte. Die Leitlinien betreffen die feste Geschäftseinrichtung. Wer im Ausland Verträge abschliesst oder massgeblich aushandelt, kann eine Betriebsstätte als abhängiger Vertreter begründen (Art. 5 Abs. 5), auch ganz ohne festes Büro. Eine 50-Prozent-Schwelle gibt es hier nicht: Je nach Land können schon wiederholte kurze Geschäftsreisen mit Vertragsverhandlungen genügen. Sales- und Management-Rollen auf Reisen brauchen deshalb besondere Aufmerksamkeit.

2. Mehrere Personen, ein Land. Die 50-Prozent-Prüfung gilt pro Person und Ort. Arbeiten mehrere Mitarbeitende regelmässig im selben Land, schauen Behörden trotzdem auf das Gesamtbild. Manche Doppelbesteuerungsabkommen kennen zudem eine Dienstleistungsbetriebsstätte: Erbringt dein Unternehmen dort länger Leistungen, können viele kurze Geschäftsreisen verschiedener Mitarbeitender zusammengerechnet werden.

3. Kommentar ist kein Gesetz. Der OECD-Kommentar ist eine Auslegungshilfe, kein verbindliches Recht. Einige Staaten haben Vorbehalte angemeldet. Andere übernehmen ihn teilweise: Österreich hat seine Schwelle von 25 % auf 50 % angehoben, Deutschland wendet die neuen Kriterien bislang vor allem in Outbound-Fällen an und hält bei Inbound-Fällen an der Verfügungsmacht des Arbeitgebers fest.

4. Andere Pflichten bleiben. Auch ohne Betriebsstätte können Lohnsteuer, Sozialversicherung (Stichwort A1-Bescheinigung), Aufenthaltsrecht und Datenschutz greifen. Und die 183-Tage-Regel betrifft die Besteuerung der Mitarbeitenden, nicht die des Unternehmens.

Wenn wenige Reisetage reichen

Stell dir vor, ein Zürcher Softwareunternehmen schickt seine Key-Account-Managerin über das Jahr verteilt zehnmal für zwei bis drei Tage nach Deutschland. Sie besitzt die Vollmacht, im Namen des Unternehmens Verträge abzuschliessen, und übt diese bei ihren Besuchen in Deutschland regelmässig aus. Dort verhandelt sie mit einem Grosskunden die Konditionen von Verträgen und schliesst diese für das Unternehmen ab. Insgesamt sind es rund 25 Tage, also eigentlich weit unter jeder 50-Prozent-Schwelle.

Trotzdem kann die deutsche Finanzverwaltung hier eine Vertreterbetriebsstätte annehmen. Die Folge: Ein Teil des Gewinns aus dem Kundenvertrag wäre in Deutschland zu versteuern, inklusive Registrierung, Steuererklärungen und möglicher Nachzahlungen.

Zum Vergleich: Ein Entwickler desselben Unternehmens verbringt vier Wochen auf Workation in Portugal, ohne Kundenkontakt vor Ort. Das ist in aller Regel unkritisch. Entscheidend ist also nicht allein die Dauer, sondern was die Person vor Ort tut. Genau deshalb braucht es eine Prüfung pro Fall.

Unsere Empfehlung

Pauschale Regeln greifen zu kurz. Ob ein Aufenthalt kritisch ist, hängt vom Zusammenspiel mehrerer Faktoren ab, die sich mit jeder Reise ändern. Deshalb sollte jede Prüfung diese Fragen beantworten:

• Wer reist? Rolle und Befugnisse: Verhandelt oder unterschreibt die Person Verträge?
• Was passiert vor Ort? Kundentermine, Projektarbeit, Leistungen für lokale Kunden oder reines Arbeiten am Laptop?
• Wohin? Welches Doppelbesteuerungsabkommen gilt?
• Wie lange und wie oft? Arbeitstage pro Person und Land in einem rollierenden 12-Monats-Zeitraum.
• Wer noch? Weitere Mitarbeitende im selben Land und ihre kumulierten Tage.
• Ist alles dokumentiert? Zweck der Reise, Genehmigung und Aufenthaltsort.

Mit Excel und E-Mail-Freigaben ist das kaum zu leisten, sobald mehr als eine Handvoll Mitarbeitende unterwegs sind. Eine Software kann jeden Antrag automatisch gegen diese Kriterien prüfen, Tage pro Land aufsummieren und rechtzeitig warnen, bevor eine Schwelle überschritten ist. Und sie liefert automatisch die Dokumentation, die du im Ernstfall vorlegen musst.

So unterstützt dich Vamoz

Vamoz verbindet Software mit Compliance-Expertise, damit du Geschäftsreisen und Workations nicht manuell prüfen musst. Unsere Plattform bietet dir:

• automatische Risikoprüfung jeder Reise und Workation vor Antritt, natürlich inklusive Betriebsstättenrisiko, Steuern und Sozialversicherung
• Tagezählung pro Person und Land, auch kumuliert über mehrere Mitarbeitende
• Warnungen, bevor kritische Schwellen erreicht sind
• klare Freigabeprozesse für HR und Führungskräfte
• lückenlose Dokumentation für Steuer- und Arbeitsmarktprüfungen
• Unterstützung durch unsere Compliance-Expertinnen und -Experten bei komplexen Fällen
• A1-Bescheinigungen und Entsendemeldungen aus einer Hand

Ob du gelegentlich eine Mitarbeiterin auf Workation schickst oder hunderte Geschäftsreisen pro Jahr koordinierst: Mit Vamoz bleibt jeder Einzelfall geprüft und nachvollziehbar.

Fazit

Kann eine Geschäftsreise oder Workation eine Betriebsstätte begründen? Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an. Die OECD-Leitlinien geben mit der 50-Prozent-Schwelle und dem geschäftlichen Grund eine gute Orientierungshilfe. Sie ersetzen aber weder das jeweilige Abkommen noch die Praxis der lokalen Steuerbehörden und schützen auch nicht vor dem Risiko der Vertreterbetriebsstätte.

Flexibles Arbeiten im Ausland musst du deshalb nicht verbieten. Du solltest es aber steuern: mit klaren Regeln, sauberer Dokumentation und einer Einzelfallprüfung, die nicht von Bauchgefühl abhängt.

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Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.