Customer Success Story: itesys & Vamoz

Wie itesys Workations als Benefit eingeführt hat

Die itesys AG, ein internationaler SAP-Serviceprovider mit über 200 Mitarbeitenden, wollte nach der Pandemie das Thema Remote Work strategisch weiterentwickeln, um als Arbeitgeber attraktiver zu werden. Die Vision: die Einführung von Workation - Remote Work aus dem Ausland.

Der Ausgangspunkt: ein strategischer Impuls und ein wachsender Trend

Der erste Funke entstand in einem Strategieworkshop der Geschäftsleitung. Im Rahmen der Crazy-8-Methode wurden Ideen gesammelt, wie itesys als Arbeitgeber noch attraktiver werden könnte. Eine Vision stach heraus: eine eigene itesys Villa im Süden, die Mitarbeitende zum Arbeiten und Leben nutzen könnten.

Dieser Gedanke wurde aus pragmatischen Gründen weiterentwickelt und mündete schliesslich in das Konzept für Workation. Parallel zeichnete sich auf dem Arbeitsmarkt ein klarer Trend ab: Mitarbeitende wollten zunehmend flexibel, ortsunabhängig und internationaler arbeiten.

Wir waren zur richtigen Zeit auf der richtigen Welle. Das Bedürfnis nach mehr Flexibilität war nach der Pandemie deutlich spürbar.

Nadja Huber

Doch die Umsetzung war komplexer als gedacht.

Die Herausforderung: internationale Rechtslagen, Sicherheit und klare Spielregeln

Zu Beginn hatte das HR-Team den Wunsch, Workation selbst abzubilden. Doch schnell zeigte sich: Die Vielfalt der rechtlichen Rahmenbedingungen - je nach Land, Tätigkeit, Aufenthaltsdauer und sicherheitskritischen IT-Systemen - machte das Vorhaben enorm aufwendig.

Zentrale Herausforderungen waren:

• Unterschiedliche rechtliche Anforderungen pro Land
• IT-Security-Vorgaben in sensiblen SAP-Umgebungen
• Klare Spielregeln für Führungskräfte und Mitarbeitende
• Transparente Prozesse für Genehmigungen
• Vermeidung von administrativer Überlastung im HR

Die interne Recherche verdeutlichte: Eine zuverlässige, einfache und skalierbare Lösung war notwendig.

Der Weg zu Vamoz: Benutzerfreundlichkeit und Rechtsklarheit

Bei der Suche nach einer geeigneten Plattform stiessen Nadja und Laura erstmals auf Vamoz. Ein entscheidender Faktor war überraschend simpel und zugleich typisch für moderne SaaS-Entscheidungen:

Euer Online-Auftritt hat uns sofort abgeholt. Man merkte, dass ihr euch wirklich Gedanken gemacht habt - klar, modern, strukturiert. Das hat uns überzeugt, Kontakt aufzunehmen.

Laura Benzinger
Recruitment & Employer Branding Managerin, itesys

Nach einer Demo war klar: Vamoz bietet die Kombination aus Einfachheit, Transparenz und juristischer Absicherung, die itesys benötigte, um Workation sicher und gleichzeitig fair und unkompliziert umzusetzen.

Das überzeugte itesys besonders:

• Intuitive Benutzerführung für Mitarbeitende und HR
• Automatisierte Compliance-Erleichterung für jedes Land
• Klare Übersicht über alle Cases und Fristen
• Schnelle Genehmigungsprozesse
• Minimaler Administrationsaufwand

Es ist wirklich simpel - für Mitarbeitende und für uns. Wir haben die volle Transparenz, es geht schnell, und wir fühlen uns einfach sicher.

Nadja Huber

Der Rollout: ein Manifest statt eines Reglements

Statt einer trockenen Policy entwickelte itesys gemeinsam mit Vamoz einen kulturell passenden Ansatz: ein Manifest statt eines Reglements.

Es sollte nicht wie ein bürokratisches Regelwerk wirken, sondern wie ein inspirierender Leitfaden für moderne Zusammenarbeit. Zusätzlich organisierte das HR-Team eine interaktive Infosession inklusive Live-Demonstration eines echten Vacation-Work-Prozesses im Tool.

Das Ergebnis: Begeisterung.

Schon direkt nach der Einführung haben sich viele Mitarbeitende registriert - auch ohne sofort zu buchen. Man hat einfach gemerkt: Das Interesse ist riesig.

Laura Benzinger

Führungskräfte überzeugen, bevor das Rollout startet

Ein kritischer Erfolgsfaktor war die frühzeitige Einbindung der Geschäftsführung und aller Führungskräfte. Fragen und Bedenken konnten so vorab adressiert werden - insbesondere rund um Produktivität, Verfügbarkeit für Kunden, Erwartungsmanagement, Sicherheit und Datenschutz.

Dank des Vamoz-Manifests und der klaren Rahmenbedingungen wurde Vertrauen geschaffen.

Am Ende läuft es wie beim Homeoffice: Wir vertrauen unseren Leuten. Und die Zusammenarbeit funktioniert hervorragend.

Laura Benzinger

Die Vorteile nach zwei Jahren

1. Zeitersparnis und Prozessklarheit im HR

Die umfangreiche, länderspezifische Compliance-Prüfung übernimmt Vamoz automatisch. HR hat volle Transparenz, behält die Kontrolle und spart enorm viel Zeit.

Am Schluss müssen wir nur noch kurz drübergehen. Der Rest läuft automatisch. Und die Mitarbeitenden können losdüsen.

Laura Benzinger

2. Talent Attraction und Employer Branding

Workation ist heute ein Recruiting-Highlight. Der Benefit ist auf der Karriereseite sichtbar, Bewerbende sprechen ihn aktiv an, und itesys wird als moderner Arbeitgeber wahrgenommen.

3. Mitarbeiterzufriedenheit und Bindung

Die Nutzung bestätigt es: Das Benefit wird geschätzt - besonders von Powerusern wie Nadja selbst, die bereits in Kroatien und Portugal gearbeitet hat.

4. Kulturelle Stärkung

Transparente Regeln, Vertrauen und Flexibilität fördern eine Arbeitskultur, die optimal zu itesys passt.

Ausblick: weitere Automatisierung und gemeinsame Reise

Beide Seiten freuen sich auf eine langfristige Zusammenarbeit. Vamoz entwickelt laufend neue Funktionen, um HR-Teams noch stärker zu entlasten und Unternehmen mehr Sicherheit und Flexibilität zu ermöglichen.

Es fühlt sich sicher an - und macht uns das Leben einfacher. Wir würden es jederzeit weiterempfehlen.

Nadja Huber und Laura Benzinger

Fazit: Vamoz als strategischer Enabler für moderne Arbeitsmodelle

Dank Vamoz konnte itesys Workation rechtskonform, einfach, skalierbar, nutzerfreundlich und kulturell passend implementieren und etablieren.

Die Geschichte zeigt: Mit dem richtigen Partner lässt sich ein komplexes Thema in ein Benefit verwandeln, das Menschen begeistert, HR entlastet und Unternehmenswerte stärkt.